JEFE DE RECEPCION Y HABITACIONES

Cuestionario Registro Análisis de Puestos

FECHA

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO	JEFE DE RECEPCION Y HABITACIONES
CODIGO DEL CARGO
DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE	RECEPCION Y HABITACIONES
NIVEL DEL CARGO	2
NOMBRE DEL CARGO AL QUE REPORTA	Administrador general
NUMERO DE PERSONAS EN EL MISMO CARGO	1 RECEPCIONISTA 3 CAMARERAS

UBICACIÓN ORGANIZACIONAL

NIVEL 4	Jardinero, todero, camareras, cocineras
NIVEL 3	Recepcionista, coordinador y guía turístico
NIVEL 2	Jefe de mantenimiento, jefe de recepción y habitaciones, jefe de alimentos y bebidas.
NIVEL 1	Administrador general

DESCRIPCION GENERICA (Haga una breve descripción de su cargo).

Es quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los asistentes de reservaciones

FINALIDADES. Los principales objetivos del cargo son:

1. Implementar nuevas estrategias y esquemas de trabajo que nos permitan incrementar las ventas en tipos de habitaciones de menor demanda. 2. Otorgar los conocimientos necesarios a través de planes de entrenamientos en áreas que estén directamente involucradas en el proceso de manejo de toda la operación del departamento de reservaciones y recepción incluyendo específicamente la segmentación de mercado, la oferta de tarifas los cambios de temporadas.

DESCRIPCION DE FUNCIONES.

Haga una descripción clara y precisa de las funciones que realiza en el curso normal de su trabajo.

1. · Provee funcional asistencia al personal de reservaciones. 2. · Interactuar con huéspedes y clientes del hotel. 3. · Coopera, coordina, y comunica con otros departamentos del hotel cuando se requiera. 4. · Hacer actualizaciones de la proyección de la ocupación diariamente de la PC. 5. · Asegurarse de que todas las reservaciones sean incluidas en el sistema. 6. · Asegurarse de que las entradas de las reservaciones sean incluidas correctamente en el sistema. 7. · Asegurarse de que toda la correspondencia para reservaciones sea archivada correctamente. 8. · Asegurarse de que todas las reservaciones de grupo y las operaciones para las reservaciones para VIP sean manejadas acorde con el procedimiento. 9. · Asegurarse que el servicio para reservaciones ejecutivas sea mantenido. · Mantiene los archivos organizados. · Coordina y mantiene relación con referencia a las cuentas con el departamento de créditos. 10. · Asegura que los reportes necesarios mensualmente, sean procesados. 11. · Asegura que el personal de reservaciones este debidamente entrenado. 12. · Organiza reuniones mensuales con el personal de reservaciones ( puede variar dependiendo el hotel) 13. · Controla cambios, cancelaciones, confirmaciones de las reservaciones a fin de alcanzar el mayor incremento en las ventas. 14. · Supervisa el desempeño del asistente de reservaciones y que los procedimientos se efectúen dentro de los patrones establecidos. 15. · Controla la disponibilidad de habitaciones. 16. · Da seguimiento a los no show. 17. · Controla el uso de materiales y suministros a fin de mantener el costo acorde con el presupuesto. 18. · Resolver inconvenientes o quejas de clientes, relacionados con su reservación o la aplicación de la tarifa. 19. · Solicitar y preparar desgloses de paquetes y/o planes de comida para su codificación por el departamento de cómputos. 20. · Hacer cierre del mes para el departamento de ventas. 21. · Mantener listados de próximos grupos actualizados. 22. · Prepara lista de llegadas para recepción.

De las actividades y funciones anteriormente descritas especifique:

1. Proceso 01: Hacer actualizaciones de la proyección de la ocupación diariamente de la PC

COMO LO HACE?	FRECUENCIA Diaria Semanal Quincenal Mensual	PARA QUE LO HACE ?	EQUIPOS O HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL PROCESO
Por medio del sistema operativo Zeus.	Diaria	Para llevar un control del ingreso de huéspedes en la Posada y que estén correctas al ser todas registradas de la forma adecuada, teniendo en cuenta los huéspedes VIP.	PC y programa Zeus.

2. Proceso 02: Controla cambios, cancelaciones, confirmaciones de las reservaciones a fin de alcanzar el mayor incremento en las ventas.

COMO LO HACE?	FRECUENCIA Diaria Semanal Quincenal Mensual	PARA QUE LO HACE ?	EQUIPOS O HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN EL PROCESO
Con los informes de recepción se encarga de verificar el registro en el sistema.	Diaria	Para llevar un control del ingreso, no show, cancelaciones y confirmaciones de los huéspedes en la Posada	PC y programa Zeus.

REQUERIMIENTOS DEL CARGO.

1.Educación.

Tipo de Formación Educativa necesaria para desempeñar el cargo

PRIMARIA	X	TECNOLOGO	X
SECUNDARIA	X	UNIVERSITARIO	X
TECNICO	X	POS-UNIVERSITARIO(Especialización, Posgrado) Area______________________	X

Cursos Complementarios en: ZEUS Y CONTABLES

Dominio del Idioma (as )Ingles en un 50%.

2. Experiencia.

Se requiere experiencia Interna en el area (as) de Mantenimiento _

(12 meses) ó (1 años).

Se requiere experiencia externa en las areas de_______________________________________(________ meses) ó ( _______años).

Indique el tiempo de entrenamiento que se requiere para desempeñar con eficiencia el cargo:

1 mes X

1 a 3 meses

3 a 6 meses

6 meses a 1 año

Mas de 1 año

3. Complejidad del trabajo.

Especifique frecuencia.

	Con mucha frecuencia	Con alguna Frecuencia	Rara vez	Nunca
El trabajo es rutinario	X
El trabajo es variado	X
Se enfrenta a problemas o trabajo bajo presión	X

La actividad que mayor concentración le demanda es:

Controla cambios, cancelaciones, confirmaciones de las reservaciones a fin de alcanzar el mayor incremento en las ventas

Controlar la disponibilidad de habitaciones. Dar seguimiento a los no show.

Resolver inconvenientes o quejas de clientes, relacionados con su reservación o la aplicación de la tarifa.

Hacer cierre del mes para el departamento de ventas.

La actividad que mayor Esfuerzo Físico le demanda es:

La actividad que mayor Esfuerzo Visual le demanda es:

Trabajos en horas de la noche que ocurren de forma inesperada

4. Iniciativa y Toma de Decisiones.

Procedimientos y Actividades que son supervisadas por su jefe (Frecuencia):

Diariamente el administrador general verifica el estado de las reservaciones.

Tiene Autonomía para:

Su cargo requiere Iniciativa y Creatividad para:

Resolver inconvenientes o quejas de clientes, relacionados con su reservación o la aplicación de la tarifa.

En general su Toma de Decisión es de Tipo:

Procedimiento X

Parámetro X

Políticas

Directrices X

Guía X

Orientación X

CONDICIONES FISICAS DE TRABAJO

Evalúe condiciones de trabajo.

	Normales	Regulares	Deficiente
Iluminación	X
Ventilación	X
Humedad	X
Ruido	X
Olores	X
Limpieza	X
Implementos de Trabajo	X

Su cargo esta expuesto a sufrir a algún tipo de Accidente de trabajo. De que tipo?.

RESPONSABILIDADES.

Responde por Bienes o Valores.( Dinero, Titulo o Valores, Equipo de Oficina, Prendas o Joyas, Materiales, Inventarios) Especifique.

Dinero o títulos valores referente a reservaciones

Responde por Información o Documentación

De Carácter Gerencial	De Carácter Operativo
Informes sobre el personal del departamento	Control de ingreso y salida de huespedes
Manuales de funciones del personal del departamento	Tarifas de reservas

Elabora Informes. Cuáles? Frecuencia?

Diariamente se realiza un informe nocturno indicando todas las novedades a cerca de todo lo que referente al departamento para que en las horas de la mañana a lo revise el Gerente General

La inexactitud de estos informes implica?

La utilización inadecuada de los recursos y posibles fallas por falta de mantenimiento especializado en maquinaria que lo requiera

RESPONSABILIDAD POR DIRECCION Y/O COORDINACION

Tiene personal a su cargo? Si

Cuantos? 1

Supervisa indirectamente a:

El recepcionista y las camareras

Se requiere condiciones de Liderazgo para manejar su grupo de trabajo?

Si debido a que es la persona a cargo de tomar las decisiones para el departamento.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Con qué cargos tiene relación su trabajo?

Con todo el recepcionista y las camareras.

2 . En qué grupos de trabajo o comités participa?

Quincenalmente debe asistir a la reunion general para jefes de departamento en la cual se evalua el desempeño de los empleados, de la productividad de la posada turística.

Su trabajo requiere relaciones externas fuera de la empresa. Cuáles?

OPORTUNIDADES DE DESARROLLO

Cargos que ha desempeñado desde su ingreso a la empresa.

También puede encargarse de la auditoria nocturna

A que cargos tiene la posibilidad de ascender?

Capacitación o cursos recibidos desde su ingreso?

Las oportunidades de desarrollo en la empresa pueden ser:

Limitadas

Parciales

Significativas

Amplias X

Gran Magnitud

EL VALOR ESTRATEGICO DEL CARGO

Moderado

Significativas

Importante

Determinante X

ANALISIS ELABORADO POR:

Lucero Fernández Martínez

Sigrid Garzón Amaya

Sandra garzón

XIV. ANALISIS REVISADO POR:

Prof. Claudia Patricia Manjarrez.